La
planeación
Antes de iniciar cualquier acción administrativa, es imprescindible
determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social, así
como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que éste funcione
eficazmente. Esto sólo se puede lograr a través de la planeación. Carecer de
estos fundamentos implica graves riesgos, desperdicio de
esfuerzos y de recursos, y una
administración por demás fortuita e improvisada.
Por estas razones es que la planeación precede a las demás etapas del proceso administrativo, ya que planear
implica hacer la elección de las decisiones más adecuadas acerca de lo que se
habrá de realizar en el futuro. La planeación establece las bases para
determinar el elemento riesgo y minimizarlo.
La eficiencia en la ejecución
depende en gran parte de una adecuada planeación, y los buenos resultados no se
logran por sí mismos: es necesario planearlos con anterioridad. Antes de emitir
una definición de la planeación, se analizarán algunas emitidas por los autores
más reconocidos, con el fin de obtener los elementos comunes a dicho concepto:
"La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que
ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de
orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de
tiempos y números necesarios para su realización". A. Reyes Ponce.
"Determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro
y el de los pasos necesarios para alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos definidos" Ernest
Dale.
"Planeación es la selección y relación de
hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la
visualización y formulación de las actividades propuestas que se cree sean
necesarias para alcanzar los resultados esperados" George R.
Terry.
"La planeación es el primer paso del proceso administrativo por
medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se
embozan planes y programas" J. A.
Fernández Arenas.
"La planeación consiste en determinar los objetivos y formular políticas, procedimientos
y métodos para
lograrlos" L. J. Kazmier.
"Método por el cual el administrador ve hacia el
futuro y descubre los alternativos cursos de acción, a partir de los cuales
establece los objetivos" Joseph L. Massie.
"Planear es el proceso para decidir las acciones que
deben realizarse en el futuro, generalmente el proceso de planeación consiste
en considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir
cual de ellas es la mejor" Robert N. Anthony.
Los principios de planeación
El principio de la precisión
“Los planes no deberán hacerse con
afirmaciones vagas y genéricas sino con la mayor precisión posible, porque van
a regir acciones concretas”.
Cuando se carece de planes precisos,
cualquier negocio no es propiamente tal, sino un juego de azar, una aventura,
ya que mientras el fin buscado sea impreciso, los medios que se coordinen serán,
de manera necesaria, parcial o totalmente ineficaces.
Siempre habrá algo que no podrá planearse en
los detalles, pero cuanto mejor se fijen los planes será menor ese campo de lo
eventual, con lo que se habrá robado campo a la adivinación. Los planes constituyen
un sólido esqueleto sobre el que puede calcularse las adaptaciones futuras.
El principio de flexibilidad
“Dentro de la precisión, todo plan debe dejar
margen para los cambios que surjan en éste, ya en razón de la parte
imprevisible, ya de las circunstancias que hayan variado después de la
previsión”.
Este principio podrá parecer contradictorio a
primera vista con el anterior, pero no lo es. Inflexible es lo que puede
amoldarse a cambios accidentales; lo rígido; lo que no puede cambiarse de
ningún modo.
Flexible es lo que tiene una dirección
básica, pero que permite pequeñas adaptaciones momentáneas, pudiendo después
volver a su dirección inicial. Así, una espada de acero es flexible, porque
doblándose, sin romperse, vuelve a su forma inicial cuando cesa la presión que
la flexiona.
El principio de la unidad de dirección
“Los planes deben ser de tal naturaleza que
pueda decirse que existe un solo para cada función, y todos los que se aplican
en la empresa deben estar de tal modo coordinados e integrados que en realidad
pueda decirse que existe un solo plan general”.
Es evidente que mientras haya planes
inconexos para cada función habrá contradicciones, dudas, etc. Por ello, los
diversos planes que se aplican en uno de los departamentos básicos: producción,
ventas, finanzas, contabilidad, etc., deben coordinarse de tal forma que en un
mismas plan puedan encontrarse todas las normas de acción aplicables.
De ahí surge la conveniencia y necesidad de
que todos cooperen en su formación. Al hablar de la dirección, se repetirá este
principio exclusivamente para distinguirlo del de la unidad de mando.
Si el plan es principio de orden, y el orden
requiere la unidad de fin, es indiscutible que los planes deben coordinarse de
manera jerárquica hasta formar finalmente uno solo.
El principio de consistencia
Todo plan deberá estar perfectamente
integrado al resto de los planes, para que todos interactúen en conjunto,
logrando así una coordinación entre los recursos, funciones y actividades, a
fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos.
Este principio esta en realidad implícito en
el principio de la unidad de dirección. Sin embargo enfatiza la necesidad de
una relación lo más perfecta que sea posible entre todos los planes, para que
estos logre mejor sus resultados; pudiera decirse que implica una especie de
“planeación de los planes”.
El principio de rentabilidad
Todo plan deberá lograr una relación
favorable de los beneficios que espera con respecto a los costos que exige,
definiendo previamente estos últimos y el valor de los resultados que se
obtendrán en la forma más cuantitativa posible.
El plan necesariamente debe expresar que los
resultados deben ser superiores a los insumos o gastos. Es obvio que todo plan
en el cual los resultados sean menores que los insumos es totalmente absurdo.
Sin embargo debe advertirse que los
resultados pueden ser de tipo no económico sino social, principalmente cuando
se trata de una empresa paraestatal o de una institución no lucrativa. En este
caso puede ocurrir que se busque un beneficio social, el cual implique gastos
económicos que no reditúen exactamente lo mismo en los resultados, pero, al
mismo tiempo, debe cuidarse que no sea esto un pretexto para justificar la
pérdida en las empresas del sector público, pues esto solamente se
justificaría, en el supuesto caso de que los beneficios sociales,
cuantitativamente estimados, de preferencia produzcan resultados superiores a
aquello que se gasta como costo para producir ese beneficio social.
Ante todo, es necesario cuidar lo anterior en
este tipo de empresas, ya que quienes las manejan no son propietarios de ellas,
cuya suerte iría lagada a los resultados de la empresa. Tiene aplicación
especial aquí en el principio de un filósofo: “Todo hombre pone naturalmente
mayor cuidado en las cosas propias que en las ajenas”.
El principio de participación
Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de
la personas que habrán de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna
manera con su funcionamiento. La elaboración en un grupo asegura un resultado
más objetivamente eficiente, puesto que varios colaboran en formarlo con puntos
de vista distintos y complementarios. Además esta participación constituye una
de las mayores motivaciones que se conocen hoy en día para realizarlo, ya que
se siente un mayor grado de compromiso con el plan en el que ha aportado el
conocimiento personal sobre las pequeñas contingencias de lo que se presenta
distinto cada día.
Esta participación es uno de los puntos en
que más énfasis han puesto la mayoría de los autores. Algunos de ellos llegan a
considerar como incompletas u obsoletas todas las técnicas de administración,
mientras no exista una participación tanto en la gestión como en la propiedad
de los bienes de producción. Parece un poco exagerado negar toda justicia y
efectividad a las técnicas de administración por el solo hecho de que no exista
la participación total. La participación funcional de alguna manera garantiza
ya cierta elevación de la calidad humana del trabajador pues, como se ha señalado,
existirá mayor dignidad, entusiasmo y empeño en hacer aquello que se ha
sugerido o donde se han señalado algunos de sus elementos.
Ello no omite que se desconozca que es
deseable, para una mejor justicia y al mismo tiempo para la mayor eficacia, una
participación más sistemática y amplia de la administración en todos los
aspectos. Pero esto encierra la dificultad de que, junto con la participación
en el mando, tiene una existir un correlativo aumento en la responsabilidad
efectiva.
Se considera que técnicas como la
Administración por objetivos, Desarrollo organizacional, las Teorías X y Y de
Mc Gregory y la Teoría Z, son principios que, bien aplicados, conducirán mejor
y más rápidamente a una deseable participación total, pues van preparando al
trabajador de modo gradual para que asuma la mayor responsabilidad, que tiene
que ser correlativa a la mayor autoridad.
TIPOS DE PLANEACIÓN
Se observó que no hay un solo tipo de
planeación, sino una diversidad de tipos. Estos hacen referencia a la
planeación por sí misma pueden ser empleados en el aspecto regional. Algunos de
ellos son:
1. Planeación personalizada.
Parte del enfoque analítico de los
acontecimientos y de las acciones que intervienen en la persona humana como
origen y punto de equilibrio del contexto conocido. El individuo posee
cualidades derivadas de la herencia, la educación familiar, el medio social, la
percepción y adaptación física, la cultura, etc.
Dichas cualidades, según Eduardo
Domínguez Corona, se traducen en recursos para su desenvolvimiento personal.
2. Planeación operativa.
La planeación operativa se refiere
básicamente a la asignación previa de las tareas específicas que deben realizar
las personas en cada una de sus unidades de operaciones. Las características
más sobresalientes de la planeación operacional son: se da dentro de los
lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y táctica; es conducida y
ejecutada por los jefes de menor rango jerárquico; trata con actividades
normalmente programables; sigue procedimientos y reglas definidas con toda
precisión; cubre períodos reducidos; su parámetro principal es la eficiencia.
3. Planeación estratégica.
La planeación estratégica es un proceso
que sienta las bases de una actuación integrada a largo plazo, establece un
sistema continuo de toma de decisiones, identifica cursos de acción
específicos, formula indicadores de seguimiento sobre los resultados e
involucra a los agentes sociales y económicos locales a lo largo de todo el
proceso. Los administradores consideran a la organización una unidad total y se
preguntan a sí mismo qué debe hacerse a largo plazo para lograr las metas
organizacionales.
Como tendencia general en la planeación actual se encuentra la
planeación estratégica. Este tipo de planeación contiene elementos que pudiesen
hacer que se considere de ella un método; considerando que éste se refiere
tanto al enfoque de la dirección, como al proceso.
Otro aspecto importante es que considera que un plan debe
operacionalizarse (elemento fundamental para hacer funcionar un plan) y además
hace énfasis en la efectividad del mismo (finalidad de todo plan).
Según George A. Steiner, la planeación estratégica no puede estar
separada de funciones administrativas como: la organización, dirección,
motivación y control. Además, este tipo de planeación está proyectada al logro
de los objetivos institucionales de la empresa y tienen como finalidad básica
el establecimiento de guías generales de acción de la misma.
Este tipo de planeación se concibe como el proceso que consiste en
decidir sobre los objetivos de una organización, sobre los recursos que serán
utilizados, y las políticas generales que orientarán la adquisición y
administración de tales recursos, considerando a la empresa como una entidad
total.
Otro elemento fundamental dentro de la planeación estratégica es
que su parámetro principal es la efectividad.
Fernández Güell considera que los instrumentos de su evaluación
más utilizados en la Planeación Estratégica son:
• Sistema de indicadores para evaluar el progreso de los programas
y proyectos estratégicos.
• Sistema de indicadores para evaluar el grado de impacto de la
puesta en marcha de las actuaciones del Plan Estratégico sobre el desarrollo
socioeconómico de la ciudad.
• Sistema de indicadores para evaluar la evolución de los factores
eternos a la ciudad y para explorar escenarios futuros.
• Seminarios anuales para efectuar una evaluación global del
progreso del Plan.
Como tendencia general en la planeación actual se encuentra la
planeación estratégica. Este tipo de planeación contiene elementos que pudiesen
hacer que se considere de ella un método; considerando que éste se refiere
tanto al enfoque de la dirección, como al proceso.
Otro aspecto importante es que considera que un plan debe
operacionalizarse (elemento fundamental para hacer funcionar un plan) y además
hace énfasis en la efectividad del mismo (finalidad de todo plan).
Según George A. Steiner, la planeación estratégica no puede estar
separada de funciones administrativas como: la organización, dirección,
motivación y control. Además, este tipo de planeación está proyectada al logro
de los objetivos institucionales de la empresa y tienen como finalidad básica
el establecimiento de guías generales de acción de la misma.
Este tipo de planeación se concibe como el proceso que consiste en
decidir sobre los objetivos de una organización, sobre los recursos que serán
utilizados, y las políticas generales que orientarán la adquisición y
administración de tales recursos, considerando a la empresa como una entidad
total.
Otro elemento fundamental dentro de la planeación estratégica es
que su parámetro principal es la efectividad.
Fernández Güell considera que los instrumentos de su evaluación
más utilizados en la Planeación Estratégica son:
• Sistema de indicadores para evaluar el progreso de los programas
y proyectos estratégicos.
• Sistema de indicadores para evaluar el grado de impacto de la
puesta en marcha de las actuaciones del Plan Estratégico sobre el desarrollo
socioeconómico de la ciudad.
• Sistema de indicadores para evaluar la evolución de los factores
eternos a la ciudad y para explorar escenarios futuros.
• Seminarios anuales para efectuar una evaluación global del
progreso del Plan.
4. Planeación sistémica.
Ricardo Guerra Quiroga menciona que las relaciones del hombre con
la sociedad y el entorno pueden ser identificadas en términos de sistemas ya
que contiene partes relacionadas entre sí, y en algún sentido constituye un
todo completo. En este tipo de sistema se intenta definir el sistema
identificando las partes o elementos por un lado, y por otro las conexiones o
interacciones.
5. Planeación para el “mejoramiento de la calidad de vida”.
Pretende resaltar el aspecto humano como finalidad y punto de
partida de la planeación regional. En ella se observan los siguientes pasos: el
análisis y diagnóstico de una situación dada y la traducción a objetivos claros
y precisos de lo que se quiera alcanzar. El desglose ordenado de los objetivos
se expresan en metas, las cuales se deben jerarquizar, estableciendo la
interrelación que existe entre ellos. Al mismo tiempo se deberá cuantificar los
recursos disponibles, además de observar la forma de distribución en el tiempo
y espacio de las actividades.
6. Planeación táctica.
Parte de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica
y se refiere a las cuestiones concernientes a cada una de las principales áreas
de actividad de las empresas y al empleo más efectivo de los recursos que se
han aplicado para el logro de los objetivos específicos.
7. Planeación ecológica.
Se genera a partir de proyectos presentados ante el Instituto de
Ecología, que elabora programas de conservación del suelo, que incluyen: un
modelo de regionalización ecológica para descentralizar las medidas de
protección del suelo, un sistema de información de planeación general
ecológica, y estudios de planeación ecológica regional o regionalización
ecológica. El enfoque integral de su gestión se basa en la división territorial
en regiones naturales: la orografía, el clima, el suelo, las condiciones del
hábitat, estudios forestales, edafología, etc.
La definición de la capacidad ambiental a efectos de planificación
del espacio se genera por medio de la sostenibilidad o sustentabilidad.
8. Planeación participativa con fines operativos (método de
intervención)
Este sistema sugiere un esquema operativo cercano a los
procedimientos de la investigación participativa; método basado en el
desarrollo de la comunidad y en la participación, elementos que fungen como
esencia de este método de intervención. Este método plantea dos alcances
diferentes: la estrategia cognitiva (métodos de investigación social) y la
estrategia de acción (métodos de intervención social).
Dentro de la intervención social se distinguen cuatro fases:
estudio/investigación que culmina en un diagnóstico; la programación de
actividades pertinentes y necesarias para intervenir sobre una situación social
problemática; la ejecución, que es el momento de la acción y que implica la
realización de un conjunto de actividades con el fin de transformar una situaciónproblema
y la evaluación de lo realizado o de lo que se está realizando.
9. Planeación polarizada.
Las regiones polarizadas están basadas en la existencia de la
comunicación; de aquí que las zonas carentes de comunicación no formen parte de
ninguna de las áreas de influencia analizadas en este estudio. La región
polarizada es por naturaleza un conjunto heterogéneo en el cual las diversas
partes presentan un carácter complementario, y mantienen de una manera
privilegiada mayor intercambio con un polo que con cualquier otro del mismo
orden.
10. Planeación normativa.
La planificación normativa trata de someter a la voluntad humana
el curso y la dirección de procesos sociales, por una serie de procedimientos
que imprimen racionalidad a las actividades que se realizan para conseguir
determinadas metas y objetivos.
Sus perspectivas, enfoques y modos de considerar los factores que
intervienen en ella se desarrollan de la siguiente manera::la planeación
normativa es un problema meramente técnico; se centra en la “lógica de la
formulación”; los planes, programas y proyectos expresan lo deseable; enfatiza
lo tecnocrático, haciendo de a planificación una tecnología que orienta las
formas de intervención social; importancia del papel de los expertos en la
elaboración del plan, programas y proyectos; el centro de la planificación es
el diseño y suele expresarse en un plan-libro que expresa lo que debe hacerse;
la definición de los objetivos resulta de diagnóstico elaborado por los
técnicos; importan decisiones del sujeto planificador que está “fuera” de la
realidad, considerada como objeto planificable; no considera oponentes,
obstáculos y dificultades que condicionan la factibilidad del plan; el punto de
partida es el “modelo analítico” que explica la situación problema, expresada
en un diagnóstico; el punto de llegada es el “modelo normativo” que expresa el
diseño del deber “ser”; la dimensión normativa se expresa en un “deber ser”,
del que se deriva un esquema riguroso, normalizado y articulado de actuación.
11. Planeación prospectiva.
La planeación prospectiva contiene elementos de la planeación
estratégica y normativa, y es conocida bajo el nombre de adaptativa,
interactiva, corporativa o transaccional. Lo que distingue a la planeación
prospectiva es el énfasis en la formulación de los objetivos o futuro deseado y
la búsqueda activa de medios para hacerlo posible. El proceso de planeación se
extiende desde la formulación de los ideales sociales y económicos más
generales, hasta los detalles de la elaboración e implantación de decisiones.
Elementos Del Concepto de Planeación
Objetivo: resultados deseados.
Cursos alternos de acción: diversos caminos, formas de acción
o estrategias.
Elección: determinación, análisis y la selección, la decisión mas
adecuada.
Futuro: prever situaciones futuras, anticipar hechos inciertos,
prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.
Podemos decir que la planeación es la determinación de los objetivos y
elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y
elaboración de un esquema detallado que habrá de
realizarse en un futuro
Bibliografías
