Planificación
La planificación cumple
dos propósitos principales en las organizaciones: el protector y el afirmativo. El propósito
protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo
la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y
definiendo las consecuencias de una acción administrativa
determinada. El propósito afirmativo de la planificación consiste en elevar el
nivel de éxito de organización.
Un propósito
adicional de la planificación consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro
de las organizaciones. Se ha dicho que la planificación es como una locomotora
que arrastra el tren de las actividades de la organización, la dirección y
el control.
Por otro lado,
se puede considerar a la planificación como el tronco fundamental de un árbol imponente, del que crecen las ramas de la organización, la dirección y el control. Sin embargo, el propósito fundamental es facilitar el logro de los objetivos de la empresa. Implica tomar en cuenta la naturaleza del ámbito futuro en el cual deberán
ejecutarse las acciones planificadas.
La
planificación es un proceso continuo
que refleja los cambios del ambiente en torno a cada
organización y busca adaptarse a ellos.
Uno de los
resultados más significativos del proceso de planificación es una estrategia para la organización.
Aspectos generales e importancia de la
planificación
Planificar
significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus
objetivos y acciones, y sustentan sus actos no en corazonadas sino con algún
método, plan o lógica. Los planes establecen los objetivos de
la organización y definen los procedimientos adecuados
para alcanzarlos.
Además los
planes son la guía para que (1) la organización obtenga y aplique los recursos
para lograr los objetivos; (2) los miembros de la organización desempeñen
actividades y tomen decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos
escogidos, ya que enfoca la atención de
los empleados sobre los objetivos que generan resultados (3) pueda controlarse
el logro de los objetivos generacionales Asimismo, ayuda a fijar
prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de la organización, ayuda a
tratar los problemas de
cambios en el entorno externo, entre otros aspectos.
Por otro
lado, existen varias fuerzas que pueden afectar a la planificación: los eventos inesperados,
la resistencia psicológica
al cambio ya
que ésta acelera el cambio y la inquietud, la existencia de insuficiente información, la falta de habilidad en la utilización de los métodos de
planificación, los elevados gastos que
implica, entre otros.
Clases de planificación y
Características.
Existen
diversas clasificaciones acerca de la planificación. Según Stoner, los gerentes
usan dos tipos básicos de planificación. La planificación estratégica y la
planificación operativa. La planificación estratégica está diseñada para satisfacer
las metas generales de la organización, mientras la planificación operativa muestra cómo se pueden aplicar los planes estratégicos en
el quehacer diario. Los planes estratégicos y los planes operativos están
vinculados a la definición de la misión de una organización, la meta general que justifica la existencia de una
organización. Los planes estratégicos difieren de los planes operativos en
cuanto a su horizonte de tiempo, alcance y grado de detalle.
La
planificación estratégica es planificación a largo plazo que enfoca a la
organización como un todo. Muy vinculados al concepto de planificación
estratégica se encuentran los siguientes conceptos: a) estrategia, b) administración estratégica, c) cómo formular una estrategia.
·
Estrategia: es un plan amplio, unificado e
integrado que relaciona las ventajas estratégicas de una firma con los desafíos
del ambiente y se le diseña para alcanzar los objetivos de la organización a
largo plazo; es la respuesta de la organización a su entorno en el transcurso
del tiempo, además es el resultado final de la planificación estratégica.
Asimismo, para que una estrategia sea útil debe ser consistente con los
objetivos organizacionales.
·
Administración estratégica: es el proceso que se
sigue para que una organización realice la planificación estratégica y después
actúe de acuerdo con dichos planes. En forma general se piensa que el proceso
de administración estratégica consiste en cuatro pasos secuenciales
continuos: a) formulación de la estrategia; b) implantación de la estrategia;
c) medición de los resultados de la estrategia y d) evaluación de la estrategia.
·
Cómo formular una estrategia: es un proceso que
consiste en responder cuatro preguntas básicas. Estas preguntas son las
siguientes: ¿Cuáles son el propósito y los objetivos de la organización?, ¿A
dónde se dirige actualmente la organización?, ¿En que tipo de ambiente está la
organización?, ¿Qué puede hacerse para alcanzar en una forma mejor los
objetivos organizacionales en el futuro?
La
planificación operativa consiste en formular planes a corto plazo que pongan de relieve las diversas partes de la organización. Se
utiliza para describir lo que las diversas partes de la organización deben
hacer para que la empresa tenga éxito a corto plazo. Según Wilburg Jiménez
Castro la planificación puede clasificarse, según sus propósitos en tres tipos
fundamentales no excluyentes, que son: a) Planificación Operativa, b)
Planificación Económica y Social, c) Planificación Física o
Territorial. Según el período que abarque puede ser: a) de corto plazo, b) de
Mediano plazo, c) de largo plazo.
Planificación
Operativa o Administrativa: se ha definido como el diseño de un estado futuro deseado para una entidad y de
las maneras eficaces de alcanzarlo (R. Ackoff, 1970).
"Planificación
Económica y Social: puede definirse como el inventario de recursos y necesidades y la determinación
de metas y de programas que han de ordenar esos recursos para atender dichas
necesidades, atinentes al desarrollo económico y al mejoramiento social del
país.
Planificación
Física o Territorial: podría ser definida como la adopción de programas y normas adecuadas, para el desarrollo de los recursos
naturales, dentro de los cuales se incluyen los agropecuarios, minerales y la energía eléctrica, etc., y además para el
crecimiento de ciudades y colonizaciones o desarrollo regional rural.
Planificación
de corto plazo: el período que cubre es de un año.
Planificación de mediano plazo: el período que cubre es más de un año y menos de cinco.
Planificación de mediano plazo: el período que cubre es más de un año y menos de cinco.
Planificación
de largo plazo: el período que cubre es de más de cinco años" (W. Jiménez
C., 1982).
Según
Cortés, los planes se pueden clasificar también de acuerdo al área funcional
responsable de su cumplimiento: Plan de Producción, Plan de Mantenimiento, Plan de mercadeo, Plan de Finanzas, Plan de Negocios.
Según el alcance, los planes se pueden clasificar como:
Según el alcance, los planes se pueden clasificar como:
1.
Intradepartamentales, si se aplican a un
departamento. Ejemplo: plan de mantenimiento mecánico.
2.
Interdepartamentales, si afectan a más de un
departamento, ejemplos: plan de seguridad industrial.
3.
Para toda la organización. Ejemplo: Presupuesto.
4. También pueden ser considerados como planes las políticas, los procedimientos, las normas y los métodos de trabajo. Las políticas son líneas generales o directivas
amplias que establecen orientación para la toma de decisiones. Ejemplo: promoción interna del personal.
Los
procedimientos son reglas que establecen la forma convencional de organizar
actividades para cumplir una meta. Ejemplo: cierre de un ejercicio comercial.
Los métodos son formas sistemáticas y estructuradas para realizar actividades en forma eficiente.
Los métodos son formas sistemáticas y estructuradas para realizar actividades en forma eficiente.
Las
normas son regulaciones estrechas que definen con detalle los pasos y acciones
para realizar actividades repetitivas.
Pasos del proceso de planificación.
El
proceso de planeación incluye cinco pasos principales : 1)
definición de los objetivos organizacionales; 2) determinar donde se está en
relación a los objetivos; 3) desarrollar premisas considerando situaciones
futuras; 4) identificar y escoger entre cursos alternativos de acción; 5)
puesta en marcha de los planes y evaluar los resultados.
Planificación y niveles gerenciales.
Los
administradores de nivel superior generalmente invierten más tiempo en la
planificación que los administradores de nivel bajo. Los administradores de
nivel inferior se encuentran altamente implicados en las operaciones diarias de la organización y, por lo tanto,
tienen menos tiempo para contribuir a la planificación que la alta dirección.
Los administradores de nivel medio usualmente invierten más tiempo en la
planeación que los administradores de nivel inferior, pero menos que los
administradores de nivel superior.
El
tipo de planificación realizada por los administradores también cambia a medida
que éstos ascienden en la organización. Típicamente, los administradores de
nivel inferior planean a corto plazo; los administradores de nivel medio
planean a un plazo un tanto más prolongado; y los administradores de nivel
superior planean a un plazo más prolongado.
La
experiencia de los administradores de nivel inferior con las operaciones
cotidianas los convierte en los mejores para planear en cuanto a lo que debe
hacerse en el corto plazo para alcanzar los objetivos organizacionales. Los
administradores de nivel superior usualmente tienen una mejor visión de la
situación organizacional como un todo y por lo tanto se encuentran mejor
dotados para planificar a largo plazo.
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