ETAPAS
DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN
El proceso de planificación consta de seis etapas
que incluyen las siguientes acciones: 1) evaluar las condiciones actuales, 2)
determinar objetivos y metas, 3) establecer un plan de acción, 4) asignar
recursos, 5) ejecución y 6) control. En la figura 2, se muestran estas etapas:
ETAPA
1. EVALUAR LAS CONDICIONES ACTUALES.
Esta evaluación incluye los recursos de la empresa, las tendencias del mercado,
los indicadores económicos y los factores competitivos. En la planificación
estratégica se adopta una visión panorámica del entorno de la organización. Los
planes estratégicos expresan la finalidad de organización y fijan un conjunto
de objetivos a largo plazo, que la organización debe tratar de alcanzar para
sacar provecho de las oportunidades.
ETAPA 2. DETERMINAR
OBJETIVOS Y METAS
Los objetivos son fines específicos, medibles, planteados a corto plazo y su
consecución previa es precisa para poder alcanzar las metas de la organización.
Los objetivos deben ser desafiantes, relevantes y bien enfocados.
Las metas hacen referencia a los que es importante para una organización y dan
al personal de plantilla un sentido de propósito.
ETAPA 3. ESTABLECER UN PLAN DE ACCIÓN
Para el logro de los objetivos se necesita un plan de acción, en el cual se
especifiquen las acciones que han de llevarse a cabo. Las acciones son medios
específicos prescritos para el logro de los objetivos. los cursos de acción
bien planificados reciben el nombre de estrategias y tácticas, y suelen
diferenciarse en razón de su ámbito y de su marco temporal.
ETAPA 4. ASIGNAR RECURSOS
Asignar recursos está relacionada con la presupuestario y posterior entrega de
recursos. Los recursos se definen como los activos financieros, físicos,
humanos, de tiempo o de otra índole con lo que cuenta una organización. Un
presupuesto es una cantidad predeterminada de recurso relacionada con una
actividad. Existe una relación entre la presupuestario como técnica de
planificación y la presupuestario como técnica de control.
ETAPA 5. EJECUCIÓN
La ejecución tiene que ver con la delegación de tareas, con la acción impulsada
por los objetivos y con la obtención de datos para la retroalimentación.
ETAPA 6. CONTROL
Se debe controlar la decisión de planificación. la organización ha de dirigir
las actividades del trabajo en progreso para asegurar que se cumplan los
objetivos, o en algunos casos, se reajusten para poder cumplirlos.
CARACTERÍSTICAS DE LA PLANIFICACIÓN:
Las características más importantes de la
planificación son las siguientes:
1.
La planificación es un proceso permanente
y continuo: no se agota en ningún plan de acción,
sino que se realiza continuamente en la
empresa.
2.
La planificación está siempre orientada hacia el
futuro: la planificación se halla ligada a la previsión.
3.
La planificación busca la racionalidad en la toma
de decisiones: al establecer esquemas para el futuro, la planificación funciona
como un medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y
disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisión.
4.
La planificación busca seleccionar un curso de
acción entre varias alternativas: la planificación constituye un curso de
acción escogido entre varias alternativas de caminos potenciales.
5.
La planificación es sistemática: la planificación
debe tener en cuenta el sistema y
subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organización como
totalidad.
6.
La planificación es repetitiva: incluye pasos o
fases que se suceden. Es un proceso que forma parte de otro mayor: el proceso
administrativo.
7.
La planificación es una técnica de asignación
de recursos:
tiene por fin la definición, el dimensionamiento y la asignación de los
recursos humanos y no humanos de la empresa, según se haya estudiado y decidido
con anterioridad.
8.
La planificación es una técnica cíclica: la
planificación se convierte en realidad a medida que se ejecuta. A medida que va
ejecutándose, la planificación permite condiciones de evaluación y medición para
establecer una nueva planificación con información y perspectivas más seguras y
correctas.
9.
La planificación es una función administrativa que
interactúa con las demás; está estrechamente ligada a las demás funciones –
organización, dirección y control –
sobre las que influye y de las que recibe influencia en todo momento y en todos
los niveles de la organización.
10. La
planificación es una técnica de coordinación e integración:
permite la coordinación e integración de varias actividades para conseguir los
objetivos previstos.
11. La
planificación es una técnica de cambio e innovación:
constituye una de las mejores maneras deliberadas de introducir cambios e
innovaciones en una
empresa, definidos y seleccionados con anticipación y
debidamente programados para el futuro.
IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN
En los momentos actuales, la mayor parte de
las organizaciones reconocen
la importancia de la planificación para su crecimiento y bienestar a largo
plazo. Se ha demostrado que si los gerentes definen eficientemente la misión de
su organización estarán en mejores condiciones de dar dirección y orientación a
sus actividades. Las organizaciones funcionan mejor gracias a ello y se tornan
más sensibles ante un ambiente de
constante cambio.
Supone un marco temporal de tiempo más largo que
otros tipos de planificación. Ayuda a orientar las energías y recursos hacia las
características de alta prioridad.
Es una actividad de alto nivel en el sentido que la
alta gerencia debe participar activamente ya que ella desde su punto de vista
más amplio, tiene la visión necesaria para considerar todos los aspectos de la
organización. Además se requiere adhesión de la alta dirección para obtener y
apoyar la aceptación en niveles más bajos.
Propicia el desarrollo de la empresa al
establecer métodos de
utilización racional de los recursos. Reduce los niveles de incertidumbre que
se pueden presentar en el futuro, más no los elimina. Prepara a la empresa para
hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías
de éxito.
Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de
lograr y mejorar las cosas. Reduce al mínimo los riesgos y
aprovecha al máximo las oportunidades. Promueve la eficiencia al eliminar la
improvisación. Minimiza el trabajo no productivo y se obtiene una
identificación constructiva de los problemas y
las potencialidades de la empresa.
Por último, cabe destacar que la planificación es
la primera función del proceso
administrativo, por tanto, realizar una buena planificación
conlleva a tener una buena organización, dirección y control de la empresa lo
cual se traduce en una administración cien por ciento efectiva.
OBJETIVO DE LA PLANIFICACIÓN
El objetivo principal
de la planificación consiste en determinar adecuada y razonablemente los procedimientos de auditoria que
correspondan aplicar, cómo y cuándo se ejecutarán, para que se cumpla la
actividad en forma eficiente y efectiva.
La
planificación es un proceso dinámico, que si bien se inicia al comienzo de las
labores de auditoria puede modificarse durante la ejecución de la misma.
Bibliografía
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